Que ce soit dans les débats ou dans l’organisation du congrès en lui-même, la durabilité sera une dimension essentielle de la conférence EGEA « Fruits & légumes et santé globale : quelles contributions ? ». L’objectif des organisateurs d’EGEA est, en effet, d’inscrire autant que possible cette dimension dans les aspects pratiques de la conférence tout en garantissant l’expérience congressiste. Explications.
Dès la conception de l’évènement, la volonté d’intégrer autant que possible des critères de durabilité a été inclue au cahier des charges : restauration, déplacements, inclusivité parmi les orateurs et congressistes et sobriété dans l’usage des ressources faisaient notamment l’objet d’attentes spécifiques.
Travailler avec des acteurs engagés, pour contribuer à l’évènement
Afin d’appuyer Aprifel dans l’organisation de la conférence, un organisateur professionnel de congrès labellisé ISO 2012* a été sélectionné. Pour héberger l’évènement, le choix du lieu de conférence a notamment été guidé par le fait qu’il soit doté d’une politique en matière de durabilité (Hôtel classé Or dans la charte d’engagement Durabilité du groupe Accord).
Pour les autres acteurs de l’organisation de la conférence – restaurant, imprimeur, etc. – des chartes spécifiques ont été élaborées afin de fixer des exigences vis-à-vis de :
- la restauration : La qualité nutritionnelle et la part des produits végétaux et pas/peu transformés dans les assiettes, le pilotage au plus juste des quantités servies et l’utilisation de vaisselle réutilisable et zéro plastique.
- la conception des outils de l’évènement : Du matériel réutilisable (table, chaises, scénographie), des supports de l’évènement limités à l’essentiel – badge, dossier du participant et sac -, fabriqués avec des ressources responsables : papier issu de forêts durablement gérées et encres végétales, matériau du sac filé et assemblé en France par une entreprise employant des travailleurs handicapés.
Restreindre l’impact des transports
Afin de faciliter le trajet des congressistes et de permettre des alternatives à l’avion, Barcelone a été choisie pour accueillir la conférence. La ville dispose, en effet, à la fois d’un aéroport international et de liaisons par le rail et la route pour de nombreux européens. Elle dispose également d’un large réseau de transports en commun.
Le lieu de la conférence en lui-même a été sélectionné car il permet d’envisager un congrès majoritairement piéton. L’hôtel est desservi par deux lignes de métro et de bus. Les congressistes peuvent être directement logés sur place et une offre d’hébergement complémentaire importante est disponible à proximité, à tous les tarifs.
La volonté de favoriser les mobilités douces a également guidé le choix des lieux du volet social de l’évènement. L’un est à moins de 15 minutes à pied du lieu de conférence, l’autre à 30 min à pied ou moins d’un quart d’heure en métro. Enfin, une sensibilisation des congressistes a été faite sur ce point et un pass leur offrant un accès illimité aux transports publics barcelonais leur sera remis lors de l’accueil.
Une démarche de labellisation pour concrétiser cet engagement
Afin de rendre tangible et vérifiable les engagement pris, le comité d’organisation d’EGEA a entamé une démarche de labellisation de la conférence. Dans ce but, le label REEVE du réseau éco-événement a été choisi ; le processus est en cours. Au regard des spécificités de la conférence, une trentaine d’engagements recouvrant 8 enjeux de durabilité ont été pris et donneront lieux à la fourniture de preuves pour l’audit de labellisation. A l’issue du congrès, une évaluation de l’empreinte de l’événement (trajets des congressistes et alimentation) sera réalisée. A l’aune du résultat, une action de compensation sera mise en place.
Un engagement autour de 8 domaines :
